2016年6月23日，医学部毕业生离校派遣系统正式上线运行。医学部全体毕业生从此告别了沿用几十年的纸质转单，无需在一天时间内，手忙脚乱地参加毕业派遣集中办公，万一有事错过，也再不用自己跑十几个部门去逐个盖章。派遣日变成了毕业季，画满格子的一张纸变成了美观清晰的系统界面，闷热的风雨操场内几条长队的烦躁等待变成吹着空调的宿舍里点点鼠标键盘的轻松自在。

　　——师生的需要凝聚学校的责任，改变从这里开始

　　长期以来，医学部沿用毕业生在派遣日当天，通过学校各有关职能部门、学院、医院联合办公，在转单盖章的形式办理离校派遣手续。2015年，毕业生办理离校派遣手续期间，部分毕业生和职能部门提出了建议，希望医学部参照北京大学本部离校派遣工作的做法，借助信息化手段做出改进。结合“三严三实”专题教育中医学部领导调研信息化建设时的要求，医学部信息化工作小组动议开发毕业生离校派遣系统，并多次安排在工作小组会议对建设方案进行初步讨论。

　　2016年初，医学部主任办公室党委办公室（以下简称两办）和信息通讯中心共同就毕业生离校派遣系统项目的建设方案和经费预算向医学部报送了请示。2016年1月11日，医学部第2次部务会同意项目立项，并对所需经费予以支持。同时，医学部要求牵头部门加速推进落实，相关职能部门积极配合，力争在2016年6月完成上线，使当年毕业生能够使用上新的系统办理离校派遣手续。

　　——调研信息化理念实践，转变观念才是根本

　　本学期开学伊始，医学部党委副书记戴谷音带领信息化工作小组和相关职能部门组成的调研组，赴高校信息化建设较为领先的华东地区开展调研。调研组在短短一天半时间内，辗转了2个城市、走访了3所高校，既有与医学部管理体制相仿的上海交通大学，也有学科齐全、学区众多的复旦大学和浙江大学。调研组针对高校信息化建设规划、智慧校园创新实践、校园大数据应用探索、校内服务应用系统建设等方面内容，与所到高校进行了深入交流。信息通讯中心前期还单独就信息化服务平台建设的整体情况，调研了医学部周边的几所兄弟院校。

　　在医学部内部，两办和信息通讯中心牵头，采取走访调研的方式，登门与毕业派遣工作有关的十余个职能部门进行沟通，对基本现状、业务流程、信息化需求取得了解。这期间得到了各部门的大力支持，部门负责人直接参与座谈和协调，大家都非常赞成依靠信息化手段推进工作，并纷纷表示要利用系统建设的契机，优化本部门与毕业生相关的业务管理服务。

　　通过校内外的广泛学习调研，有效帮助系统建设工作理清问题、选定方向、明确目标。相关部门都认为，毕业生离校派遣系统，不是简单地将原有纸质毕业转单的电子化，不能简单地将原有人工盖章行为变成鼠标点击行为，而是要努力将信息化的理念和技术逐步融合到管理服务的全过程，以学生为本，真正实现流程地优化甚至再造，借此带动智慧校园的整体进程。

　　——又好又快又合规，一个都不能少

　　毕业生离校派遣系统确定了率先搭建医学部综合服务平台，以此为基础统筹安排离校派遣在内的各类业务系统的建设思路。

　　按照医学部的要求，信息通讯中心撰写了招标文件，从服务平台的建设目标、技术架构、系统设计、功能模块、项目实施、售后服务等方面提出了详细的要求，也从企业资质、实施经验、项目理解、设计方案、功能演示、实施服务等方面制定了明确的技术指标和招标时的评分标准，在设备与实验室管理处的配合下，顺利完成了采购招标的工作，选定了一家在教育信息化行业有丰富经验的厂商，利用其专业产品及在其他高校建设的经验，力求在最短的建设工期内，达到最好的效果。

　　——从思考到实施，力争在每一环节都有所改进

　　在调研基础上，两办和信息通讯中心将相关部门通过口头描述、文字表述，甚至尚处于思考设想层面的需求，转化成标准的业务流程，绘制出可供系统开发使用的标准化流程图。在此过程中，针对具体业务与职能部门沟通磋商，牢牢把握为学生服务的工作核心，让毕业生在系统使用过程中感受到高效、便捷和高质量的服务。同时，不因工作系统的上线，为办理人员增加额外工作负担，无故浪费行政资源。

　　部分环节实现简化调整。如医学部医院将医药费用结算工作前置，为毕业生提前办理结算，彻底退出了毕业手续，不再需要纳入离校派遣系统。

　　部分环节实现系统自动同步。如图书馆相关的书籍、费用归还和研究生论文网上提交，都与现有的业务系统进行了数据对接，学生在完成上述工作后，系统将自动做出判断，并体现在相应环节的办理状态，有效解决了以往无欠书欠费的学生，还要去跑腿盖章的麻烦。

　　部分环节实现独立运转。如党组织关系转移，是党员管理的重要内容，具体办理过程有着规范和复杂的要求。开发时，将其设计成为了一项单独服务应用，仅将办理状态同步至系统，保持功能的相对独立。这样有利于系统设计，不涉及过多业务分支，明确服务功能；有利于功能拓展，后期只需导入党员信息，即可推广至全体党员办理组织关系转移使用。

　　——工夫下在前面，让系统禁得住考验

　　在医学部团委的支持下，通过医学部青年志愿者协会，招募学生志愿者113名，于5月23—31日，对系统进行了众测。志愿者在系统中核对完善个人信息后，到职能部门模拟办理离校手续，评价各项业务的具体流程设置是否合理可行，以及系统在不同的访问终端、浏览器的兼容性，以及程序中存在的漏洞。最终有44位志愿者完成了全部离校手续，在系统中顺利“毕业”。志愿者在调查问卷中，对系统进行评价和反馈，共提出问题和建议43条，其中有效问题35条，25条已得到解决。志愿者还自发在微信群中，通过文字、图片、视频等形式进行讨论，开发人员及时准确回复，形成了对问题有效的定位、跟踪和处理。

　　众测的过程，一方面让师生了解了毕业离校派遣系统，提前进入系统实际操作，大家自觉地向周围同事、同学进行介绍，达到了一定的宣传效果；另一方面志愿者到学院、医院和相关职能部门模拟办理时，让业务负责人和具体办理人员，对系统的功能和操作方法有了认识，间接起到了培训的作用。

　　与此同时，信息通讯中心本着与系统开发商“合作但不依赖”的思路，调动全体从事信息管理的人员投入到系统的调试工作，有意识全程参与开发测试，确保后期有能力独立承接运行维护。

　　研究生院、教育处于5月初，提供了拟毕业生的名单，由此开始了紧张的系统数据准备工作。各有关部门按照业务分工，核对信息、导入数据、编辑模板，把准备工作做到前面，尽可能多的为毕业生留下办理的时间。毕业生所需办理的各个环节，都由业务管理部门提供了指导，点击系统中每一个需要办理的环节，将显示具体的办理日期、办理说明、所需材料和联系方式。毕业生可以据此做好办理准备，高效有序便捷地完成各项手续。

　　——送别今天的毕业生，校园信息化建设将永远在路上

　　尽管在整个毕业生离校派遣系统开发过程中，秉持着精益求精的追求，但作为一个为师生服务的应用系统，一定不会从“诞生”之时就是完美的，确实尚有一些各方期待能够线上办理的业务未纳入进来，这受到了资源、时间、经验等因素的制约，相信随着医学部信息化建设工作的整体推进，各类业务的应用系统逐步上线，未来将会为师生提供更加轻松、便捷、现代的体验。系统向全体毕业生开放后，也必然会有之前反复测试时，未能发现的问题暴露出来，需要在包容和关注下不断改进。

　　这个夏天又送走了一批毕业生，2016届结束了在北医的学生生涯。毕业生离校派遣系统却刚刚通过入学考试，成为北医的新生。在师生的共同关注和鼓励中，她一定会努力成长为每个北医学生在毕业阶段最得力的小助手。

　　（主任办公室党委办公室 信息通讯中心）

编辑：韩娜